運営から見た「2022 Kick-off」全貌公開。なぜこの時期にオフライン開催を決行したか。
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運営から見た「2022 Kick-off」全貌公開。なぜこの時期にオフライン開催を決行したか。

WOVN MAGAZINE

1月、Kick-off(全社総会)を東京駅の貸し会議室にてオフラインで実施しました。開催自体に賛否が生じた本イベント。運営チームとして見てきた全てをここに書こうと思います。

新しい働き方を再定義。Kick-off はオフライン開催へ

2022年がスタートし、コロナによって WFH(Work From Home)が主流となって約2年。コミュニケーションの頻度や質、スピード感に対する課題が出てきたことも事実です。

3月には新オフィスへ移転することも決まり、WOVN として改めて新しい働き方を定義する必要がありました。

そこで WOVN のバリューの1つでもある「Boost the Team(チームに貢献する)」という共通の価値観を高めることを目的に、CEO’s Office を中心とした社内有志メンバーによる運営チームを結成。新しい働き方を意識したコミュニケーション形成を主目的とし、オフラインならではの体験にフォーカスしたイベントを企画することになりました。

開催方針はシンプルに。感染状況のニュースに左右されない

しかし1月に入り、感染者数の爆発的な増加が連日ニュースを賑わせます。元々12月から企画を具体化させてきたのですが、世の中の状況から「本当にオフラインで開催すべきなのか?」という声が社内の多方から挙がったのです。

実は以前、オンラインとオフラインのハイブリッドでイベントを開催した際の反省点として、どちらもフォローするが故にオフラインの体験価値が下がってしまったことが挙がりました。

なので今回はあくまでもオフライン開催にこだわり、ご家庭の事情や個人の意向なども踏まえて参加は任意としました。

  • オフラインのみの開催、参加は任意

  • 国や都のガイドラインに従う

  • 濃厚接触者とならない基準を遵守する

感染者数に毎日ビクビクと怯え、開催有無に関する心配ごとが常に頭にある状況は、心身の疲労が増し、効率も悪く、悩んでいる時間が勿体無い。
開催方針をシンプルにすることで、早い段階からこの状況を脱却しました。

これにより、運営チームは当日のコンテンツ企画や開催準備に注力することができました。

もし、開催前日に政府からロックダウンなどの強い要請が出た場合には、潔く中止したと思います。仮にそうなった場合でも、費やした時間や労力は無駄ではないと自信を持って言えるよう準備に励んだのです。参加人数は1週間前に一旦確定とさせ、お弁当などの発注を進めましたが、当日まで変動する可能性があることを会場側とも連携し、可能な限り無駄が出ないよう柔軟な対応をしていただきました。


Kick-off のテーマは仲間を知る・顧客を知る

今回、Kick-off の大テーマには全社目標を達成するために「Boost the Team の強化」を掲げ、午前中は「仲間を知ろう」、午後は「顧客を知ろう」という副題のもとプログラムが組まれました。ここからは当日の流れをご紹介します。

CEO の林さんより「僕らは実験と改善を繰り返す」

林さんの挨拶より

こういったイベントの開催やオフィス出社の方針は正解があるわけではありません。今は試行錯誤して実験しながら進める時期だと思います。どうすれば我々のバリューである Vital Work、Go Beyond、Boost the Team が体現できるのか、日々改善しながら進んでいます。
是非運営チームや僕に直接でもいいので、今回の Kick-off のフィードバックを率直にいただきたいです。繰り返しますが、僕らは日々実験を繰り返し改善していく組織です。

その後、林さんには一参加者としてテーブルについていただき、グループメンバーとワークショップに参加しました。

(左一番奥の黒いマスクが林さん)

仲間を知ろうワークショップ①「Name your team & design team mascot!」

Kick-off では8人1組のテーブルでグループとなり、ワークショップに取り組みます。

グループ決めに関しては、最後まで参加者が変動することもあり、運営としても苦労した部分ではありました。

他部署や普段あまり接点がない人とコミュニケーションをとる機会を創出したい、という思いと、多国籍な WOVN ならではの問題ですが、ワークショップをするにあたって言語ストレスをいかに軽減するか、がグループ決めの観点となりました。

まず1つ目のアイスブレイクコンテンツとして、今日ランダムに組まれたこのグループにアイデンティティを付け、チームの結束力を高める目的で「Name your team & design team mascot!」というワークショップを行いました。

実はこれ、多国籍なメンバー構成でもあるグットパッチさんが実際にやられていたワークショップを少しアレンジしたものになります。

<How to>
STEP 1
封筒の中にあるカードを取り出す。

STEP 2 (20min)
カードに記載されている動物とアイテムを用いてマスコットをデザインし、チーム名とそのマスコットのアイデンティティを決める。

STEP 3 (10min)
各チーム1分で、①チーム名②マスコット③本日の意気込み、を紹介。

指定されたものからキーワードを抽出し、形をデザインする。更に性格やストーリーを組み込んで「自分たちのチームらしさ」を表現してもらいました。

どのチームも個性的でユーモアのある素敵なマスコットが誕生しました。


仲間を知ろうワークショップ②「価値観カード」

2つ目のワークショップ「価値観カード」では、同じ WOVN メンバーであっても個人の価値観はバラバラである、という当たり前のことを体感してもらうことが目的でした。

実際にこの価値観カードをやったことがある運営メンバーの推薦で採用されたワークショップです。使ったのは日英の記載があるカラバリューカードです。

<How to>
STEP 1
1人5枚のカードを配布。残ったカードは伏せた状態にして中央に置く。

STEP 2
カードの山から1枚引いて要らない価値観を1つ捨てる。捨てた理由も説明。

STEP 3
次の人からは、見えないカードの山か、誰かが捨てたカードから1枚引く。1枚捨てて説明するを繰り返します。自分の手札がどんどん自分の価値観に近づいていきます。

STEP 4
最後に残った5枚をチームで見せ合い説明します。チームの代表1人が自分の手元のカードを使って自分の価値観をみんなに発表します。

アンケートでもこの価値観カードの満足度は高く、色んなメンバーの胸の内がわかり面白かった、また他のメンバーでもやってみたい!という声が多数あがりました。

カードはオフィスに置いてあるので、ちょっとした空き時間やランチの際に使ってみることをお勧めします。


ランチタイムは顧客体感ブースが盛り上がる

お昼休憩は1時間。マスクを外す食事シーンは特に注意が必要となるため、テーブル内での分散食事と会話を控えることをお願いしました。

会場内にはCS(カスタマーサクセス)が「顧客を好きになる」仕掛けが満載の顧客体感ブースを設営。約1週間と短い準備期間にも関わらず、WOVN 導入企業の商品やサービスを体感し顧客理解を深めるための場を創出してくれました。

一例ですが、一蘭のカップラーメン、マルコメの味噌汁、明治のお菓子、資生堂の化粧水などが並び、持ち帰りのビニール袋までダイソーという導入企業尽くしの徹底っぷり。

会場にはエイベックス所属のアーティストなどの楽曲が流れ、業種カテゴリーごとの導入企業がわかる資料も展示され、見て聴いて触って味わってと、まさに顧客を体感する機会になりました。

普段顧客接点がなかなか無いエンジニアやコーポレートのメンバーからは、ここもうちのクライアントなんだ!こういう商品を展開してるんだ!と驚きの声も上がっていました。

顧客を知ろうパネルディスカッション「CS による顧客徹底解説」

午後の部は「顧客を知ろう」というテーマのもと、CS による3つのクライアントを題材にしたパネルディスカッションを実施。

まずはユーグレナさんの紹介にあたり「からだにユーグレナ」で乾杯するところからスタートしました。

カウンターパートはどんな方で会社での役割は何なのか、導入経緯や普段聞けない込み入った話、実際に起こったトラブル対処法や、WOVN 評価ポイントなど、ここでしか聞けないぶっちゃけ話もあり、会場は大いに盛り上がりました。

顧客を知ろうワークショップ「UX を体験しよう」

「顧客を知ろう」というコンセプトを掲げた今回の Kick-off。

最後のコンテンツとして UX の重要性について触れるべく、ワークショップを前後半に分けて用意しました。

< How to>
前半
「カフェにコーヒーを飲みに行く」というテーマで、全体の行動を俯瞰し、その中でユーザーの行動に影響を与える事象や、ユーザーの期待などをワークシートに沿ってディスカッションしていきます。

後半
「WOVNを導入して成功する業種とは?」を前半の UX の考え方を参考に、どんな業種のどんな人がなぜ必要として、どうやって成功するか?をディスカッションします。

最後は、モデレーターとして COO の上森さんにも入っていただき、各グループの発表に対して意見交換しました。

ここでは、CEO 林さんと法務部のメンバーが、法令規制が厳しい分野の顧客が海外展開するにあたって、WOVN としてどのようなサポートができるかのアイディアが議論されました。

部署関係なく、新規顧客獲得について全員で考える。
様々なバックボーンをもつメンバーの知見を掛け合わせ、新たな顧客開拓の糸口が見つかりそうな時間となりました。


COO の上森さんより、市場を創るために必要な多角的視点

最後に上森さんから Kick-off の締めの言葉をいただきました。

上森さんより

今から3秒だけ絵をお見せします。その絵の中にサッカーボールがいくつあるか教えてください。

正解は「6個」です。多くの方は正解したと思います。
では、先ほどの絵に何か違和感を感じた人はどのぐらいいますか?
指が6本あることに気付きましたか?

サッカーボールが6個あることより、指が6本あることの方が珍しいのに、そんなことに気付かないんですよ。何が言いたいかというと、営業、開発、マーケ、コーポレートなど我々はいろんな観点での視点が必要です。

1つの観点から見た時は1つのインサイトしかないです。「ボールは6個だった、以上」

だけど市場を創るためには、多くの視点で多くのインサイトを得る必要があります。WOVN は今、市場・ユーザー・技術など、本当に多くのインサイトを求めています。

1人で調べているだけでは限界があります。そこで重要になってくるのが Boost the Team、いろんな仲間に聞く、ユーザーに聞く。その前提として顔が見える関係性を、ということで本日の Kick-off を開催しました。

ご参加いただき、ありがとうございました。


同時通訳を導入し、全メンバーが言語を気にせず参加

WOVN は多国籍であることから、言語への配慮は欠かせません。

今回は全体を通して同時通訳を導入し、英語話者のメンバーは耳にイヤホンを装着して参加しました。

オフラインイベントでの同時通訳導入は初の試みとなりましたが、参加メンバーからは訳質やオペレーションに関してのフィードバックをもらい、今後も日本語話者、英語話者の双方が言語ストレスなく参加できる環境を整備していきたいと思います。

 

アンケート結果より、満足度95%

運営メンバーを除く参加者の9割がアンケートに回答し、満足度は95%となりました。当日の参加者の様子や、直接もらった定性的なフィードバックも含め、イベントとしては大成功だったと思います。

この時期にオフラインでの開催にも関わらず参加したメンバーは、対面で面識がないメンバーともコミュニケーションを取りたい、という目的から参加を決断されたことが明確でした。

運営チームの次回への改善点として、上記の目的以外にも、イベントの中身、コンテンツを早めに開示し、その魅力で参加者を増やしていければと思います。

また部署横断のタスクフォースな運営チームで、この状況下の開催をクイックにこまめにコミュニケーションをとって成功させたことで、運営チーム自体で Boost theTeam が体現できたと感じています。

運営チーム以外にも様々な方の協力があってこその結果だと思います。

皆さん、本当にありがとうございました!


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