【後編】当日の裏側公開。日本最大級インバウンドカンファレンス GLOBALIZED

2023年4月3日 12:38

WOVN マーケティングチームの佐藤です。
2月16日（木）東京タワーにて開催した「GLOBALIZED インバウンド2.0」の裏側で何が起きていたのか？後編では、全社総出となる120名が会場参加した「当日運営の裏側」を写真多めでお届けします。

▼企画〜前日までをご紹介した前編はこちら

7:00 開場まで残り3時間半

菅前首相によるオープニングスピーチで始まる GLOBALIZED は、11:00開場。それまでに全ての準備を終え、万全な状態で皆さんをお迎えしなければなりません。

本イベントの運営を担当しているマーケティングチームを中心に、第一陣は朝7:30に東京タワースタジオへ集合。前日に届けた荷物を、展示ブースや控室、各 Hall へ移動するところから私たちの朝はスタートしました。
まだ寒さも残る2月。大きな段ボールを他フロアへ運ぶため何往復もするわけです。いつからか「腰だけは死守しよう」が合言葉になっていました。

8:00になり、有志の準備メンバーが会場入り。
当日来場者の皆さんに受付でお渡しするパンフレット＆ノベルティの封入作業が急ピッチで進みます。
作業の手を止めることなく、様々な部署から集まったメンバーが、より効率的なフォーメーションを編み出していく様子はさすがでした。

8:30 リーダーミーティング開始。各チームリーダーはインカムを装備し、イベント感が一気に高まります。
チーム間の連携などをすり合わせ、9:00からのチームブリーフィングに備えます。

9:00 全員集合、チームブリーフィング開始

今回の GLOBALIZED は全社参戦（120人）ということで、事前にチーム毎の説明会を実施し、入念な準備をおこなってきました。
WOVN のバリューでもある「Go Beyond：一歩やり切る」と「Boost the Team：チームをブーストする」が全面に表れていたように感じました。

自分のメインの仕事（本来の部署での仕事）ではないのですが、妥協しないし、やたら質問出てくるし、運営チームを差し置いてどんどんチームで最適化していくし、間に落ちそうになるボールをサッと誰かが拾ってくれてるし、なんとも頼れるメンバー達なのでした。

登壇者アテンドチームは1人1担当制を導入。各登壇者の方の1日のスケジュールを完全に把握するだけではなく、事前に講演内容や登壇いただけることになった経緯、打ち合わせを重ねる中で見えてきたその方のキャラクターなど、積極的にインプットしていくメンバーなのでした。
責任感の強さから、みなさんもはや専属マネージャー化しておりました。

控室前に貼るお名前の紙も、「手伝おうか？」と声をかけてくれた別部署のメンバーが事前に作成してくれました。

控室には、投影資料の印刷と、1日のタイムスケジュール、「本日宜しくお願いします！」のお手紙、ちょこっとつまめる世界のお菓子、を机にセット。
お出迎え準備も完了です。

展示ブースコーナーには、デザイナーチームを中心に体験型ブースを設置。
担当する開発メンバーに向けたレクチャーも念入りに行われていました。
（因みに英語と日本語のハイブリッドで説明しています）

10:00 朝礼で気合いを入れる

いよいよ開場まで1時間。
Green Hall（大きい方の会場）に全員集合し、朝礼がスタート。

COO 上森さんから、今日の日経新聞朝刊の一面が「インバウンド回復」に関するニュースであることが紹介されました。
本カンファレンスのメインテーマがドンピシャで一面を飾るなんて、なんて引きの強い WOVN なのでしょうか！世の中の動きが、強く後押ししてくれることとなりました。
この後登壇いただいた菅前首相、アトキンソン氏など他の登壇者もこのニュースに触れていらっしゃいました。

11:00 いよいよオープン、受付開始

「申し込んでくれた方は本当に来てくださるだろうか？」
始まるまでは、そんな不安もどこか片隅にありましたが、受付開始前に会場の外には列ができていました。

開場時が一番忙しくなる受付メンバー。
今回2会場の同時進行かつ会場収容人数の違いから、入場パスが数種あったり、菅前首相の聴講は当選者限定であったりと、オペレーションが少し煩雑な部分がありました。

それらを徹底的に頭に叩き込み、スムーズに正確にオペレーションを回してくれた受付チームには感謝しかありません。

11:30 講演スタート

一足先にオープンした Green Hall で司会を務めたお二人。
菅前首相、アトキンソン氏、東横イン社長黒田氏、落合陽一氏、など Keynote が多く登壇する会場で、時間変更や、突発的に発生した会場へのアナウンスにも華麗に対応しておりました。事前練習の成果でさすがの落ち着きある司会っぷり！（もはやプロ）

その裏側では、13:00からの自身の講演のために、控室でこっそり練習と精神統一に勤しむ CEO 林さん。（撮影 by COO 上森さん）

Green Hall に続いて、13:00よりRed Hall での講演がスタート。
こちらの会場は 20分1コマ、幕間5分という超ハードなタイムテーブルでしたが、鮮やかに進行する司会のお二人。緊急対応なども発生する中、慌てることなく冷静な状況判断でその場を仕切ってくれました。
万が一トラブルがあっても機転が利く＆トークでの場繋ぎが上手な2人のアサインは、運営チームの狙い通りの成果をもたらしました（笑）ありがとうございます！

展示ブース会場も大盛況

登壇者の方は講演後に展示ブース会場に移動し、参加者の方と名刺交換をしてくださいました。ここでも登壇者アテンドチームと展示ブース担当が連携し、まさに分刻みのスケジュールをこなしていきます。

WOVN の個性豊かなブースたち

この展示ブース会場には3つの WOVN ブースを用意しました。

1つ目は、我々のサービス「WOVN.io」を紹介するブースです。林さんと上森さんのセッションでも紹介した新サービスもお披露目しました。実際に生で見ていただくことで、より具体的な利用イメージを持っていただけたかな、と思います。
そして開発チームのメンバーにとってもお客様の生の声を聞ける貴重な機会でした。

2つ目は、「Global Greeting Map」という参加型のプチワークショップブースです。
今まで行ったことのある国、または行きたい国の言葉で一言ポストイットに書き込み、バックパネルにある世界地図に貼っていきます。いろんな言語が世界地図を埋めていきました。

企画・体験設計はデザインチーム。当日のブース担当は多国籍なエンジニアチームで、来場者には実際に「言葉の違い」を体感していただけたかもしれません。

最後に3つ目は、EC サイトで WOVN グッズを購入してもらう体験ブースです。
しかし、EC サイトの言語は日本語ではありません・・・
普段馴染みのない言語のサイトで、果たして購入することはできるのか？
「自分の母国語で読める」ということが、いかにありがたいことか実感いただけたら大成功です。
購入まで辿り着けた方には実際にグッズをお持ち帰りいただきました！

インバウンド旅行客が街中で困った際に気軽に話しかけてもらえるように、と作成した「I Speak English キーホルダー」もお配りしました。
※英語に自信がない方向けの（a little）バージョンもあります

多国籍な WOVN メンバーが選んだ「世界の定番お菓子」もコーヒーコーナーにセット。
みなさんも食べたことがあるお菓子がありますか？

無事にクロージング

全20講演のラストは上森さんがクロージングの挨拶で飾り、無事に終演しました。

（落合陽一氏の講演の直後を務めた上森さん。「今、帰らずに僕の話を聞くために残ってくれた皆さんは本当にいい人です（笑）」からクロージングの挨拶がスタート）

上では紹介しきれなかった（バタバタしすぎて全てを写真に収められず・・・）ところでも、各会場や会場外、廊下での誘導や、控室の対応、メディアの取材対応など、WOVN メンバー全員の協力があってやり切ることができました。

そして、オフィスに残りイベントに参加しているメンバーの分まで通常業務にあたっていたメンバーの支えがあってこそ、イベントに集中することができました。ありがとう！
※そしてここから全勢力を注いだ怒涛の片付け・撤収作業がスタート